Por Tomás Saorín Pérez. Boletin novedades UNE 19. Unión de editoriales universitarias españolas, www.une.es
El formato PDF es el más extendido en el mundo académico para
la publicación de documentos de los que queremos hacer difusión
electrónica. Lo usamos cuando queremos perdurabilidad a largo
plazo, calidad tipográfi ca y de composición para documentos de
una extensión media o grande. El PDF, entonces, es un estándar
de facto y de iure para el «documento» (entendido en relación
al resto de la cuantiosa información que se difunde en las webs,
lo que podríamos llamar «contenidos»). Es idóneo para el
«autoarchivo» en los repositorios digitales de nuestras bibliotecas
universitarias, por ejemplo.
Pero debemos saber más sobre este formato, porque a menudo
no cuidamos los detalles al generar los PDFs, o no nos situamos
en el contexto de uso del futuro lector, lo que debería ser la
prioridad. Nos limitamos a la opción «imprimir como pdf»
desde nuestro procesador de textos. Sin embargo, si vamos a las
opciones, podemos ajustar el tamaño del archivo con la calidad
de los gráfi cos, para que la descarga sea cómoda y sea posible una
impresión no profesional cómoda. Igualmente, podemos defi nir
las opciones de apertura predeterminadas (miniaturas, ajuste
en pantalla) y asignarle un nombre al fi chero que ayude a su
identifi cación cuando se descargue, con términos clave del titulo,
el año y el productor. Y los fi cheros han de ser protegidos contra
alteraciones no deseadas, valorando si se permitirá imprimir,
comentar, copiar y extraer páginas.
Tras evitar los errores más comunes, es el momento de pensar en
los «metadatos» (información descriptiva codifi cada e incrustada
en el documento, no visible en el cuerpo del texto). Están en
«Archivo > Propiedades». Añaden información identifi cativa
de los documentos que puede ser procesada con los robots
indizadores y los sistemas de información con mayor recorrido que
el mero contenido textual. La sencilla inclusión de etiquetas como
«title», «author», «producer», mejora la calidad informativa del
documento y su deambular a lo largo del tiempo por servidores,
memorias y carpetas de usuarios.
Desde una óptica institucional, como editores electrónicos en
diferentes facetas, convendrá defi nir una estrategia clara de
nuestros documentos PDF, que explote en nuestro benefi cio
aspectos concretos del estándar, orientados a garantizar una
vida indepediente al documento como unidad separada de la
plataforma desde la que ha sido difundido. Tampoco hay que
olvidar que en cada pieza de nuestra publicación deberían estar
codifi cados los derechos de uso y acceso que se conceden, no
sólo en texto escrito, sino en forma de metadatos codifi cados y
licencias-tipo.
Insistimos: la accesibilidad web se ve bastante afectada por el
uso sistemático de fi cheros PDF para transmitir información,
por lo que aprender a realizarlos con estructura interna y
ayudas de navegación, es tanto un reto como una obligación.
Habrá que pensarse con mucho cuidado el uso de servicios de
transformación e incrustración de documentos basadas en fl ash,
como www.issuu.com o www.scribd.com, porque inciden en la
accesibilidad y pueden incomodar si no acertamos en su uso para
publicar presentaciones o capítulos de muestra. En este tema,
el mejor consejo es ser austeros y no dejarse deslumbrar por
artifi cios que no aporten mejoras de uso. (Para saber más: «Guía
de Accesibilidad en Documentos PDF» de Inteco).